Независимое экспертное сопровождение проектов внедрения систем электронного документооборота
У вас есть проблема…
Вы собираетесь начать проект внедрения системы электронного документооборота и боитесь, что у вас не хватит знаний, ресурсов, времени и бюджета на то, чтобы правильно составить требования к системе, выбрать подходящего подрядчика, управлять проектом?
Или ваш проект внедрения уже зашел слишком далеко и столкнулся с тяжелыми проблемами, которые вы никак не можете разрешить в сложных спорах с исполнителем?

Поздравляю – вы оказались в нужном месте!
Что я хочу вам предложить?
Я предлагаю услуги независимого экспертного сопровождения проектов внедрения систем электронного документооборота. Моя роль на проекте – независимый арбитр, «адвокат проекта», который, благодаря своему многолетнему опыту, издалека видит потенциальные проблемы проекта, может оценить неточность и неполность проектной документации и плана проекта, может помочь обеим сторонам прийти к общему пониманию многих вопросов, готов аргументированно объяснить необходимость или избыточность требований одной из сторон, нацелен на выявление и устранение проблем на ранних стадиях. Для успешного завершения проекта я постоянно отслеживаю ход его выполнения, анализирую проблемы и риски и даю рекомендации по их устранению.

Мы с вами можем быть полезны друг-другу и совместно сделаем проект успешным!
Обо мне
Сергей Конов
Эксперт по внедрению систем электронного документооборота
Меня зовут Сергей Конов, я уже около 15 лет занимаюсь проектами внедрений систем электронного документооборота. За это время я прошел путь от ведущего разработчика до руководителя направления ECM, работал в таких крупных российских IT-компаниях, как Verysell, ЛАНИТ и др. В ходе внедрений крупных систем управления документами на платформах Hummingbird и OpenText мне довелось автоматизировать различные области документационного обеспечения – архивы Государственной Думы и Конституционного суда РФ, распределенную трансграничную систему управления для компании «ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг», систему управления ОРД и договорной деятельностью для дочерней структуры РЖД «Торговый дом РЖД», центр сканирования миллионов листов клиентских документов для банка «Русский Стандарт» с помощью ПО компании ABBYY, корпоративную автоматизированную систему управления документами ГМК «Норильский Никель», включающую подсистемы ОРД и КИД, договорной и закупочной деятельности, интеграции с системами SAP ERP и Oracle EBS, и множество других, более мелких проектов.
В настоящее время я предлагаю услуги независимого экспертного сопровождения проектов внедрения систем электронного документооборота. Моя цель – помочь вам избежать тяжелых проблем, с которыми часто сталкиваются IT-проекты вообще, и проекты внедрения документооборота в частности.
Что вы получаете?
Анализ организации проекта
Зачастую проблемы проекта заложены в самом его начале, потому что нет ответа на следующие вопросы: Кто является основным функциональным заказчиком? Кто является владельцем бюджета? Кто является высшей инстанцией для эскалации проблем? Какова вертикаль принятия решений на стороне заказчика и исполнителя? Существует ли устав проекта? Насколько четко в нем прописаны алгоритмы взаимодействия сторон? Выделены ли на стороне заказчика все необходимые функциональные специалисты и предусмотрено ли в их рабочем графике время для этого проекта (а желательно ещё и система премирования)? Существует ли резерв бюджета на незапланированные ранее работы, кто владелец данного бюджета и какова процедура его выделения? У кого и в каких случаях есть полномочия останавливать проект или корректировать объемы или сроки работ по проекту? И т.д.
Анализ плана проекта
План проекта – один из главнейших документов наряду с ТЗ и техпроектом. Если план нарисован «для красоты», чтобы в начале проекта убедить руководство, что всё будет сделано к «красным дням календаря» - жди беды ближе к концу проекта. Никакие лукавые объяснения в духе «мы тут поднапряжемся, а там нагоним побольше людей, а там поработаем в субботу» не спасут проект, если в плане заложены системные ошибки и нестыковки. Как говорится – «девять беременных женщин не родят за месяц». Необходимо честно проанализировать план: Насколько детально проработан план проекта? Возможно ли на данном этапе его детализировать, если впереди ещё предстоит написать ТЗ и концептуальный и технические проекты? Нет ли нелогичного следования взаимосвязанных этапов (например – обучение пользователей до развертывания и тестирования системы)? Насколько реальными выглядят сроки по отношению к планируемому объему работ? Располагает ли исполнитель необходимыми ресурсами и указаны ли они поименно в задачах плана? Все ли необходимые работы учтены (например – закупка оборудования до начала развертывания системы)? Учтены ли праздники и отпуска? И т.д.
Анализ бюджета проекта
На каждом втором проекте бывает так, что в ходе его выполнения возникают «неожиданные» дополнительные финансовые требования, например – закупка новых серверов, поскольку мощностей старых недостаточно, закупка лицензий СУБД, потому что увеличилось количество пользователей или используемых процессоров, закупка сканеров и расходных материалов к ним, приобретение лицензий на ПО для сканирования, расширение пропускной способности каналов связи для передачи электронных документов, и многое другое. Зачастую исполнитель считает такие затраты не входящими в бюджет проекта (т.е. «внутренним делом заказчика»), а заказчик, не будучи специалистом в данной области, бывает неприятно удивлен хоть и логичным, но не запланированным расходам. Зачастую бюджет на такие закупки просто отсутствует «здесь и сейчас», а ещё опаснее ситуация становится, когда просто физически невозможно провести все необходимые процедуры закупок в срок, если новый сервер для развертывания системы нужен исполнителю «завтра».
Анализ документации
Очень часто проблемы проекта начинаются с некорректно составленных технических требований, которые рассылаются потенциальным исполнителям для оценки бюджета внедрения. Регулярно приходится видеть подобные документы, которые были составлены наспех из различных (зачастую противоречивых) требований разных подразделений или созданы путем «художественной аппликации» из требований к различным системам. Также очень распространена ситуация, когда ТЗ и технические проекты написаны так поверхностно и в терминах «общечеловеческих ценностей», что любой, кто её читает, может в качестве результата представлять что-то своё, совершенно не совпадающее с изначальной задумкой автора. Это приводит к тому, что на этапах оценки бюджета и написания ТЗ потенциальные исполнители пытаются минимизировать цену работ за счет молчаливого отказа от части от них, а заказчик до момента приемки системы пребывает в полной уверенности, что получит всё, о чём думал. Как показывает практика, каждая из сторон впоследствии трактует любую расплывчатую фразу в свою пользу, что приводит к бесконечным и непродуктивным спорам. Например – фраза «система должна позволять X» трактуется исполнителем как то, что впоследствии система должна позволить добавить функцию X (за дополнительные деньги, разумеется), а заказчик уверен, что такая фраза является явным указанием на необходимость функции X в системе на данном этапе. Во фразе «В системе должна быть реализована функция Y для того, чтобы … Z» аналогичная печальная участь постигнет функционал Z. Анализ проектной документации и её своевременная актуализация до начала этапа разработки является важнейшим фактором успеха проекта.
Выработка единого понимания будущей системы
Моя задача – помочь заказчику и исполнителю прийти к единому понимаю системы, что кардинально сокращает возникновение споров и взаимного недовольства на более поздних этапах. Описанная выше проблема различного трактования требований документации, к сожалению, обычно выявляется только на этапе сдачи заказчику уже разработанной системы, что не позволяет вносить большие изменения в практически готовую систему, которая в текущем виде может не представлять ожидавшейся ценности для заказчика. Такие проблемы обычно происходят при использовании классической «водопадной» модели проекта, когда этапы обследования, написания ТЗ и разработки следуют последовательно один за другим и занимают достаточно длительное время. Это приводит к тому, что после подписания сторонами «расплывчатого» ТЗ исполнитель уходит в разработку и потом приносит заказчику готовый (на его взгляд) результат, который неприятно удивляет заказчика. Поэтому самым важным этапом проекта является выработка единого понимания у заказчика и исполнителя, какие именно функции будут реализованы и как именно они будут работать. Для этого уже давно придуманы методологии гибкой разработки (например, Agile) и различные приемы совместного обсуждения функций системы в стиле «Пользователь в роли X хочет сделать Y чтобы получить Z. Для этого ему нужно выполнить действия A, B, C» (принципы User story mapping, Customer journey и т.д.). При таком подходе обе стороны будут иметь единое понимание того, что именно делает пользователь в системе, для чего и как. Наборы этих пользовательских историй должны быть отсортированы по приоритетам, и демонстрировать заказчику сразу после завершения и до перехода к разработке следующей истории.
Участие в еженедельных проектных совещаниях
Обязательным условием хорошего управления проектом являются еженедельные совместные проектные совещания, на которых обсуждаются результаты предыдущей недели, возникшие проблемы и пути их решения, планы на следующую. Моя задача – следить за тем, чтобы на этих совещаниях не замалчивались проблемы, а наоборот обсуждались как можно раньше, потому что только с помощью проактивной позиции можно решать проблемы так, чтобы они не нанесли непоправимый вред проекту. При этом каждая из сторон должна быть готова слушать и слышать другую, а также с пониманием относиться к возникающим сложностям и совместно искать взаимовыгодные способы их решения.
Еженедельный отчет о рисках и проблемах проекта
По результатам еженедельных совещаний, а также, при необходимости, отдельных встреч с каждой из сторон (поскольку не всегда люди готовы открыто обсуждать беспокоящие их вопросы в присутствии оппонента), я готовлю еженедельный отчет о рисках и проблемах с учетом их динамики за последнюю неделю. В этом документе также содержатся рекомендации по их устранению или снижению влияния на ход проекта. Кроме того, при необходимости, я оставляю за собой право обращаться напрямую к владельцам проекта со стороны как заказчика, так и исполнителя, если вижу опасные тенденции, с которыми не справляется проектная команда.
Участие в испытаниях системы
Испытания системы – важнейший этап проекта, на котором должно быть получено подтверждение, что заказчик получает в своё распоряжение именно ту систему, которую он заказывал. Как бы странно это ни звучало, но очень часто именно на этом этапе выясняются неприятные подробности, из-за которых проект переходит в разряд неуспешных, а заказчик и исполнитель погрязают в бесконечных спорах, доходящих порой до разрыва договора, судебных разбирательств и т.д. Несмотря на то, что в ходе предыдущих этапов я делаю всё возможное, чтобы испытания системы превратились в приятную прогулку для обеих сторон, на данном этапе порой также требуется выступать в роли арбитра, анализируя обоснованность претензий, помогая прийти к общей точке зрения на проблемы, предлагая оптимальные пути устранения обнаруженных недостатков.
Моя роль на проекте
Вы можете привлечь меня к работе на любом этапе проекта - как в самом его начале, так и в момент назревших проблем. Решаемые мной задачи будут зависеть от текущей фазы вашего проекта.
Подготовка проекта
Анализ корректности собранных бизнес-требований и их полноты, подбор возможных систем и исполнителей (опционально), анализ корректности и полноты тендерной документации, предварительная оценка ожидаемых сроков и бюджета проекта и их соответствие ожиданиям заказчика.
Выбор системы и подрядчика
Сопровождение тендерной процедуры, общение с потенциальными подрядчиками для анализа качества их технических и коммерческих предложений, уточнение плохо освещенных в предложениях требований/условий и т.д., помощь в приведении разнородных предложений к "общему знаменателю" для корректного выбора исполнителя заказчиком.
Обследование бизнес-задач
Сопровождение обследования бизнес-аналитиками подрядчика, поиск "белых пятен" в разрабатываемой документации, контроль качества обследования, анализ качества плана проекта и его реализуемости.
Разработка ТЗ и техпроекта
Контроль качества предлагаемых технических решений, анализ полноты ТЗ и его соответствия первоначальным требованиям заказчика, формирования у заказчика и исполнителя единого понимания функций системы и способов их реализации.
Разработка системы
Контроль хода выполнения работ, анализ возникающих рисков и проблем и способов их устранения, контроль полноты и качества разрабатываемой документации, регулярные совместные с заказчиком и исполнителем проверки контрольных точек проекта на предмет соответствия ожиданиям заказчика.
Внедрение системы
Контроль хода работ по развертыванию и настройке системы, качества и полноты обучения пользователей, анализ разрабатываемой документации, участи в испытаниях системы для обеспечения всесторонней проверки корректной реализации всех заявленных функций.
Опытная эксплуатация
Контроль охвата опытной эксплуатацией всех функций системы и групп пользователей, анализ журнала замечаний, выработка единой позиции между заказчиком и исполнителем по возникающим ошибкам/замечаниям/пожеланиям, контроль хода устранения выявленных проблем, закрытие проекта после достижения заказчиком поставленных в начале проекта целей.
Частые вопросы
Кто обычно является покупателем ваших услуг – заказчик внедрения электронного документооборота или исполнитель?
Покупателем экспертных услуг обычно является сторона, наиболее заинтересованная в успешном завершении проекта. Поскольку в данной ситуации обычно обе стороны имеют достаточную мотивацию для успешного внедрения системы, то инициатором привлечения внешнего эксперта может быть как заказчик, так и исполнитель. При этом, заказчик обычно больше доверяет эксперту, которого он нашел сам, а не тому, которого привел исполнитель.
Какие системы электронного документооборота вы рекомендуете?
На рынке представлен широкий спектр систем, начиная от небольших бесплатных и заканчивая западными монстрами, интегрирующимися с SAP, Oracle EBS и т.д. Выбор системы электронного документооборота должен определяться множеством факторов (требования бизнеса, количество пользователей, объемы документов и бизнес-процессов, IT-стратегия компании, сложившийся IT-ландшафт, бюджет проекта внедрения и т.д.). Предлагаемый базовый пакет услуг сопровождения проекта не предполагает проведения анализа всех этих факторов и выбора наиболее подходящей системы. Но если у заказчика существует такая потребность – эти работы также могут быть выполнены за дополнительную плату.
Что входит в предлагаемые вами услуги?
Как уже было описано в разделе «Что вы получаете?» - я выполняю экспертное сопровождение проекта внедрения системы электронного документооборота следующими методами – анализ документации (тендерные требования, техническое задание, концептуальные и технические проекты, программа и методика испытаний и т.д.) на предмет полноты и непротиворечивости, анализ квалификации исполнителя, анализ объемов и сроков работ на адекватность, участие в еженедельных проектных совещаниях заказчика и исполнителя, еженедельное составление отчетов о рисках и проблемах проекта по итогам совещаний (с рекомендациями по их минимизации), приведение позиций заказчика и исполнителя по спорным вопросам к общему знаменателю, участи в приемочных испытаниях системы и т.д.
Каковы гарантии того, что сотрудничество с вами принесет нам пользу?
К сожалению, в проектной деятельности (и в особенности в сфере IT) отсутствуют стопроцентные гарантии успешного завершения проекта. Зачастую встречаются ситуации, в которой исполнитель считает себя полностью выполнившим все обязательства (и даже совершившим десяток небольших ночных подвигов), а заказчик категорически недоволен результатами проекта. Как правило, причины именно в том, о чем я писал выше – что в начале и середине проекта заказчик и исполнитель имели разное представление о том, что же должно получиться в результате. Или, как вариант, в том, что заказчик потребовал выполнить огромный объем дополнительных работ в нереальные сроки. Или же в том, что исполнитель выделил недостаточный объем трудовых ресурсов на выполнение проекта. Все эти ситуации могут быть выявлены и купированы на ранних стадиях проекта благодаря участию независимого эксперта - занимающего нейтральную позицию, трезво смотрящего на происходящее, имеющего опыт подобных проектов и т.д. При этом вы должны понимать, что я не являюсь сотрудником ни одной из сторон и поэтому не имею непосредственного административного влияния даже на половину проекта. Использование предоставляемых мной экспертного мнения, опыта и советов по предполагаемым действиям на проекте находится полностью в руках руководителей проекта со стороны заказчика и исполнителя. И именно от того, как они распорядятся этой информацией, будет зависеть итоговая польза от моей деятельности.
Можно ли спасти провальный проект внедрения?
Для ответа на это вопрос нам с вами придется сначала остановиться и дать ответы на следующие вопросы – «что является критерием провальности и успешности?», «сколько времени у нас с вами есть на то, чтобы попытаться исправить или хотя бы нейтрализовать ситуацию?», «в чем изначальные ошибки проекта и можно ли их устранить на данном этапе?», «заинтересованы ли в этом проекте заказчик и исполнитель сейчас также, как и начале проекта?». Иногда проблемы проекта настолько глубоко уходят корнями в многолетнюю историю, что спасти его можно только полностью перезапустив с новыми требованиями, командой и бюджетом. А иногда достаточно несколько откровенных встреч между заинтересованными сторонами, чтобы понять, какими силами, в какой последовательности и что именно необходимо изменить в системе, чтобы она стала пригодна для использования.
Занимаетесь ли вы сопровождением IT-проектов в областях, отличных от электронного документооборота?
Несмотря на то, что проектная деятельность подчиняется одним и тем же правилам, а IT-проекты подвержены одним и тем же системным проблемам, я стараюсь фокусироваться на внедрениях документооборота, потому что именно этим я занимался последние 15 лет. Накопленный опыт позволяет быстро видеть слабые места документации, нечетко сформулированные договорённости, упущенные из виду необходимые этапы работ, завышенные объемы работ, нереально сжатые сроки, некорректно сформулированные или избыточные требования и т.д. Поэтому я предлагаю свои услуги именно в сфере внедрения систем электронного документооборота.
Осуществляете ли вы контроль документации с точки зрения формального оформления документации (например, в части ГОСТ 34)?
Нет. За свою пятнадцатилетнюю практику я не видел проектов, которые стали бы неуспешными по причине несоответствия документации ГОСТу. Для выполнения этой рутиной работы существует процедура нормоконтроля. Если данная операция строго необходима, а ни у заказчика, ни у исполнителя нет соответствующих специалистов – мы можем обсудить их привлечение на проект дополнительно.
Где территориально вы оказываете услуги экспертного сопровождения?
В настоящее время я в основном работаю с компаниями в г. Москва и Подмосковье, но готов рассмотреть интересные предложения из других городов.
Оказываете ли вы услуги удалённо (конф-коллы, электронная почта, Skype и т.д.)?
Я твёрдо убежден, что максимальный эффект достигается только при глубоком погружении в проект и плотном взаимодействии с проектными командами с одной и другой стороны. Тем не менее, при определенных условиях, я готов обсудить варианты удаленного сопровождения проекта (например – по анализу тендерных требований, экспертизе качества ТЗ, плана проекта, полноты программы и методики испытаний и пользовательской документации и т.д.).
Пожалуйста, оставьте ваши контакты в форме ниже, и я свяжусь с вами не позже, чем на следующий рабочий день.
* Обязательные поля отмечены звездочкой.

Ваши данные никогда не будут переданы третьим лицам или использованы кроме как для связи с вами по теме этой страницы.
* Ваши имя и фамилия:
* Телефон или электронная почта:
Ваша должность:
Название организации:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c
политикой конфиденциальности
До встречи на успешном проекте внедрения системы электронного документооборота!
Сергей Конов
Marrakech Mixture Salon Ltd
10-16 Square Alboni, 75016 Paris, France
Phone: +33 1 45 46 19 96
E-mail: [email protected]
The salon is open daily, 11AM till 10PM. Feel free to drop by — we'd be happy to advise you on cosmetology and beauty.
Made on
Tilda